Pedidos por correo y WhatsApp: opciones y límites

Van de menos a más cambio. Elige la más sencilla que resuelva tu problema.

• Dejarlo como está: alguien lee cada mensaje y lo teclea en el ERP. Funciona con pocos pedidos al día.
• Ordenar la entrada: un único buzón compartido y un formato fijo que el cliente rellena. No necesita programación.
• Lectura automática del correo: el sistema lee el texto y los adjuntos, como PDF u hojas de cálculo, y prepara un borrador en el ERP.
• Lectura de WhatsApp: el sistema lee los mensajes de un canal de empresa y prepara el borrador. Antes de automatizarlo, comprueba las condiciones de uso del canal.
• Que el cliente envíe el pedido ya estructurado, por un portal o un fichero. Es lo más fiable, pero depende de cada cliente.

• Cada cliente manda un formato distinto: texto, PDF, hoja de cálculo o foto de una nota.
• Los hilos mezclan pedidos, dudas y correcciones en el mismo mensaje.
• Los clientes escriben «lo de siempre» o «lo mismo que la semana pasada», y eso exige conocer su historial.
• Los adjuntos pueden venir sin referencias tuyas, solo con las del cliente.

Se resuelve con reglas por cliente y con una tabla que relacione sus referencias con las tuyas. Se prepara con ejemplos reales, no en abstracto.

• El texto es libre: abreviaturas, mensajes partidos en varios y correcciones después («mejor ocho cajas»).
• Llegan audios y fotos, que son los casos más difíciles de leer con seguridad.
• Un chat personal en el móvil de un comercial no se puede leer sin acceso. Para leerlo hay que tener acceso al canal, y antes de automatizar conviene comprobar en las condiciones de uso del canal para empresas que lo permiten.
• Las condiciones y los costes del canal los fija quien lo ofrece. Pídelos por escrito antes de decidir.

Si el pedido llega a un móvil personal, el primer paso puede ser cambiar el canal, no programar nada.

El sistema prepara y una persona de tu equipo confirma. Esa regla no cambia. Lo que sí se acuerda por escrito es qué se marca como dudoso.

• Que el cliente es el que dice ser, no uno parecido.
• Que las referencias y las cantidades coinciden con la tabla de equivalencias.
• Que la cantidad es razonable para ese cliente, y avisar si se aleja de lo habitual.
• Que el artículo existe y se puede servir.
• Que la dirección y la fecha de entrega son las correctas.

Si el sistema duda, no adivina: deja el pedido en pendiente y avisa al responsable.

• Un par de pedidos reales de cada canal, con los casos raros.
• La lista de clientes que usan referencias propias.
• Quién confirma cada pedido y quién lo sustituye.
• Qué hacer con los pedidos que llegan fuera de horario.
• Dónde debe quedar el borrador: tu ERP y la vía por la que acepta datos. Lo explicamos en cómo saber si tu ERP se puede integrar.

Los mensajes llevan nombres, teléfonos y direcciones, que son datos personales. La Agencia Española de Protección de Datos publica herramientas para empresas, como Facilita RGPD y Gestiona RGPD. Esta guía no es asesoramiento jurídico.

• Llegan pocos pedidos al día y una persona los pasa en minutos.
• Tus clientes ya envían pedidos por un portal o por un formato estructurado. Entonces lo que toca es integrarlos, no leerlos.
• Cada pedido exige negociar precio o condiciones antes de confirmarlo.
• Las condiciones del canal no permiten leer los mensajes.

Si es tu caso, te lo decimos en el diagnóstico gratuito.

• Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), portadaSu portada enlaza herramientas para empresas: Facilita RGPD, Facilita Emprende y Gestiona RGPD.

Fuentes comprobadas el 12 de noviembre de 2026.