Automatización de pedidos que llegan por correo y WhatsApp
Aludra automatiza la entrada de pedidos para empresas de Galicia y del resto de España: recoge los pedidos que llegan por correo, WhatsApp o PDF, identifica cliente, referencias y cantidades, y prepara el pedido en tu ERP para que una persona lo confirme. Sobre todo para distribuidoras y almacenes. Queda por escrito qué se marca como dudoso.
30 minutos, en tu empresa o por videollamada. Gratis.
Problemas que resuelve
- Pedidos en texto libre («lo de siempre, pero 10 cajas más»).
- Referencias del cliente que no coinciden con las tuyas.
- Pedidos que se quedan en el móvil de un comercial.
- Errores que se descubren en el reparto.
Cómo funciona
Medimos el punto de partida, cerramos precio y objetivo por escrito, hacemos un piloto con tus datos reales y lo dejamos documentado. Está explicado en Cómo trabajamos. Lo propio de este servicio:
Diagnóstico y medición. Trae un par de pedidos reales de cada canal: vemos cómo llegan, quién los pasa al ERP y qué referencias usa cada cliente, y medimos el tiempo por pedido y los pedidos corregidos.
Propuesta cerrada. Los canales que entran, las reglas para casar referencias y qué se marca como dudoso, con el objetivo por escrito.
Piloto con tus datos reales. El sistema prepara el borrador y una persona confirma, con pedidos reales; las reglas se ajustan con lo que salga mal.
Qué medimos y qué queda por escrito
Qué medimos
- Tiempo por pedido, desde que llega hasta que está preparado en el ERP.
- Pedidos corregidos después de confirmarlos.
- Pedidos pendientes al final del día, antes y después.
Qué queda por escrito
Los canales que entran, las reglas para casar referencias, qué se marca como dudoso y quién lo revisa, y cómo se mide el antes y el después.
Qué incluye
- lectura del canal acordado
- tabla de equivalencias de referencias
- detección de dudas
- pedido en borrador en el ERP
- aviso al responsable
- comparación del resultado con el punto de partida
- documentación de lo que entregamos
Qué no incluye
- confirmar pedidos sin revisión humana
- negociar precios
- cambiar de ERP
- leer canales sin un acceso legal y técnico viable
- el mantenimiento, que va aparte
Cuándo decimos que no merece la pena
Si los pedidos ya llegan por un portal o por EDI estructurado, lo que toca es integrarlos, no leerlos. En ese caso te proponemos esa integración con tu ERP, no un lector de mensajes.
Ejemplos por sector
Son ejemplos inventados: cómo se hace hoy el trabajo en una empresa así y cómo quedaría tras un proyecto con nosotros.
Ejemplo Distribuidora de alimentación
Pedidos del correo directos al ERP
Hoy: Los bares mandan los pedidos por la noche y a las ocho la oficina los teclea en el ERP.
Tras el proyecto, cada correo se convierte en un pedido en borrador, con los artículos no reconocidos aparte, y la oficina revisa en vez de teclear. Lo dicen el tiempo por pedido y los pedidos corregidos después de servidos.
Ejemplo Mayorista de ferretería
Pedidos de los comerciales por WhatsApp, en borrador
Hoy: Los comerciales mandan los pedidos por WhatsApp, con las referencias a su manera y algún audio.
Tras el proyecto, los pedidos llegan a un canal de empresa, un lector casa las referencias con las del catálogo y deja un borrador en el ERP que confirma una persona. Los indicadores son los minutos por pedido y los pedidos corregidos después de servidos.
Ejemplo Conservera
Pedidos en hojas de cálculo con un formato por cliente
Hoy: Los pedidos llegan en hojas de cálculo, cada cliente con la suya, y se copian a mano al ERP.
Tras el proyecto, cada hoja se lee con las reglas de su cliente y el pedido queda en borrador, con las referencias no reconocidas aparte. Interesa el tiempo de paso al ERP y los pedidos corregidos después de confirmados.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con WhatsApp?
Depende de cómo lo usas hoy: la cuenta de empresa de la aplicación, la conexión oficial que ofrece (API) o móviles personales de los comerciales. Cada opción tiene límites distintos, sobre todo en cómo se accede a los mensajes. Te explicamos las opciones y sus límites en el diagnóstico gratuito y empezamos por la que sea viable.
¿Y si el cliente escribe con abreviaturas?
El sistema propone una interpretación y marca lo dudoso, como «lo de siempre, pero 10 cajas más» o una referencia que no reconoce. Una persona de tu equipo lo revisa antes de que el pedido avance. La tabla de equivalencias de referencias se actualiza con las correcciones que se acuerden en la propuesta, y esas reglas quedan por escrito.
¿Quién confirma el pedido?
Siempre una persona de tu equipo. El sistema solo prepara el pedido en borrador en tu ERP y avisa al responsable. Ningún pedido se confirma sin revisión humana. Quién revisa cada tipo de duda se acuerda contigo en la propuesta.
¿Cuánto cuesta y qué se mide?
El precio depende de cuántos canales entran y de cuántas referencias hay que casar. Tras el diagnóstico gratuito recibes un precio cerrado por escrito, con el mantenimiento aparte. Medimos tiempo por pedido, pedidos corregidos y pendientes al final del día, antes y después. Cómo se presupuesta, en «Cuánto cuesta».
¿Y si se equivoca o no sale como esperaba?
El sistema marca lo que no cuadra y una persona de tu equipo lo valida antes de que llegue a tu ERP, así que nada llega a tu ERP sin que una persona de tu equipo lo haya visto. Al final del piloto se compara con el punto de partida. Cómo se conecta con tu programa: Integración de ERP y cómo saber si tu ERP se puede integrar.
Trae los pedidos tal como llegan
Trae un par de pedidos reales de cada canal y lo vemos juntos en el diagnóstico gratuito de 30 minutos, en tu empresa o por videollamada.
- Sin compromiso de contratarnos después. Firmamos confidencialidad si la necesitas.