Automatización de albaranes y facturas de proveedores
Aludra automatiza la lectura de albaranes y facturas de proveedores para empresas de Galicia y del resto de España: recoge cada documento donde ya llega, extrae los datos, los comprueba con tus reglas y los deja en tu ERP para que una persona los valide. Sobre todo para almacenes, distribuidoras e industria. Queda por escrito qué campos se leen.
30 minutos, en tu empresa o por videollamada. Gratis.
Problemas que resuelve
- Alguien teclea cada documento, con errores de cantidades, precios o referencias.
- Los documentos llegan por correo, en papel o como fotos de WhatsApp, y se pierden o se duplican.
- Nadie compara de forma sistemática el albarán con el pedido y la factura.
- El cierre de mes se atasca con documentos pendientes.
Cómo funciona
Medimos el punto de partida, cerramos precio y objetivo por escrito, hacemos un piloto con tus datos reales y lo dejamos documentado. Está explicado en Cómo trabajamos. Lo propio de este servicio:
Diagnóstico y medición. Trae un par de albaranes o facturas reales: vemos qué documentos recibes, por dónde llegan y qué programa usas, y medimos documentos al mes, tiempo por documento y errores en una muestra.
Propuesta cerrada. Qué campos se leen, qué hace el sistema cuando duda y el objetivo medible, que se compara con esa muestra.
Piloto con tus datos reales. El sistema propone y una persona valida, con tus albaranes y facturas reales.
Qué medimos y qué queda por escrito
Qué medimos
- Documentos al mes y tiempo que lleva hoy cada uno.
- Errores de cantidades, precios o referencias en una muestra de documentos.
- Documentos pendientes al cierre de mes, antes y después del piloto.
Qué queda por escrito
Qué campos se leen, qué hace el sistema cuando duda, cómo medimos el punto de partida (tiempo y errores por documento) y el objetivo del piloto.
Qué incluye
- recogida desde el canal actual
- extracción de los campos acordados
- comprobación de duplicados, cuadre con el pedido, proveedores desconocidos e importes anómalos
- bandeja de revisión
- envío al ERP o exportación
- comparación del resultado con el punto de partida
- documentación de lo que entregamos
Qué no incluye
- cambiar tu ERP
- contabilizar ni tomar decisiones fiscales
- leer el 100 % de los documentos (los ilegibles van a revisión)
- el mantenimiento, que va aparte
Cuándo decimos que no merece la pena
Si recibes pocos documentos y casi todos con el mismo formato, una plantilla del ERP o una herramienta estándar puede bastar. En ese caso te lo decimos en el diagnóstico y no te proponemos desarrollo.
Ejemplos por sector
Son ejemplos inventados: cómo se hace hoy el trabajo en una empresa así y cómo quedaría tras un proyecto con nosotros.
Ejemplo Almacén de materiales
Albaranes firmados a mano, leídos al llegar
Hoy: Los albaranes llegan firmados a mano y alguien los copia línea a línea antes de dar de alta lo recibido.
Tras el proyecto, cada albarán se lee donde ya llega, lo ilegible queda marcado y las diferencias con el pedido están a la vista de quien recibe la mercancía. Se vigila lo que tarda un albarán en quedar registrado y cuántos siguen sin registrar al cerrar el día.
Ejemplo Distribuidora
Facturas de proveedor en PDF, listas en el ERP
Hoy: Las facturas llegan en PDF de muchos proveedores, cada una con su formato, y se teclean una a una.
Tras el proyecto, un buzón lee cada PDF al llegar y comprueba importes y referencias con las reglas de la casa. La factura la valida una persona en el ERP. Las cuentas salen de los minutos por factura y de las correcciones tras el registro.
Ejemplo Taller industrial
Facturas de compra que cuadran con el pedido
Hoy: Las facturas de compra de material llegan por correo y alguien las pasa a contabilidad al final de la semana.
Tras el proyecto, cada factura se lee al llegar y se compara línea a línea con el pedido de compra. Las que cuadran van a contabilidad y las que no esperan revisión. Al cierre de mes se cuentan las facturas pendientes y las corregidas.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con mi ERP?
Sí, si tu ERP permite importar ficheros, tiene una conexión que ofrece el propio programa (API) o una base de datos accesible. Si no ofrece ninguna de esas vías, no merece la pena integrarlo y te lo decimos. Lo comprobamos en el diagnóstico gratuito, antes de proponerte nada y antes de que gastes un euro.
¿Y los albaranes manuscritos o las fotos malas?
El sistema los marca como dudosos y no los pasa solo al ERP. Una persona de tu equipo los revisa en la bandeja de revisión y confirma o corrige cada campo. Lo que no se puede leer con fiabilidad, como una foto borrosa o una firma encima de una cantidad, va a esa bandeja.
¿Cuánto cuesta?
Depende del volumen de documentos y de cuántos formatos distintos haya que leer. El diagnóstico es gratuito y, después, recibes un precio cerrado por escrito antes de empezar. El mantenimiento va aparte, con una cuota mensual fija. Cómo se presupuesta, paso a paso, lo explicamos en la página «Cuánto cuesta».
¿Cuánto tarda y cómo sé si ha salido bien?
El plazo del piloto con tus documentos reales lo fijamos por escrito en la propuesta. El objetivo medible también queda por escrito antes de empezar. Al terminar medimos de nuevo con el mismo método y lo comparamos con el punto de partida.
¿Qué tengo que preparar y quién de mi equipo interviene?
Para el diagnóstico gratuito, un par de albaranes o facturas reales tal como llegan, también los peores, y una persona que conozca el proceso. Después, en el piloto, una persona de tu equipo valida lo que el sistema propone. La guía Qué preparar antes de automatizar albaranes y facturas te ayuda a reunir la muestra.
Trae tus albaranes más difíciles
Trae un par de albaranes o facturas reales y lo vemos juntos en el diagnóstico gratuito de 30 minutos, en tu empresa o por videollamada.
- Sin compromiso de contratarnos después. Firmamos confidencialidad si la necesitas.