Qué preparar antes de automatizar albaranes y facturas

Una muestra pequeña pero variada vale más que cientos de documentos del mismo proveedor. Reúnela tal como llega a tu empresa, sin retocar nada.

• Albaranes y facturas de tus proveedores habituales, en el formato en que llegan: PDF, foto del móvil, papel escaneado o texto en el cuerpo de un correo.
• Los que dan problemas: manuscritos, con sellos encima, torcidos, con varias páginas o con tachones.
• Un documento de cada formato distinto, aunque llegue pocas veces.
• El registro que alguien tecleó a partir de cada documento, para poder comparar.

Si algún documento lleva datos personales, dínoslo antes de enseñarlo. Si lo necesitas, firmamos confidencialidad.

Sin números no hay forma de saber si merece la pena. Apunta lo que pasa hoy, aunque sea aproximado, y marca qué es una estimación.

• Documentos al mes de cada tipo: albaranes, facturas y abonos.
• Canales de entrada: correo, papel en el almacén, mensajería o el portal de un proveedor.
• Los picos: fin de mes, campañas o días de mucha recepción.
• Minutos que lleva pasar un documento al programa y quién lo hace.
• Errores que se corrigen después, y cuándo se descubren.

Ese es el punto de partida. Lo medimos contigo en el diagnóstico y queda por escrito, porque el objetivo del proyecto se compara con él. Si quieres ver cómo se presenta, mira el diagnóstico de ejemplo.

La automatización se complica en las excepciones, no en el documento típico. Haz la lista antes de empezar y llévala por escrito.

• Albaranes que llegan sin factura, o facturas que agrupan varios albaranes.
• Abonos y facturas rectificativas.
• Precios o cantidades distintos de los del pedido.
• Mercancía rechazada o recibida incompleta.
• Proveedores nuevos que todavía no están en tu programa.
• Documentos en otro idioma o con otra moneda.

No hace falta resolverlas todas. Hace falta saber cuáles existen y qué debe pasar con cada una: se procesa, se marca como dudosa o la lleva una persona.

Proponemos que una persona de tu equipo valide antes de que el dato llegue a tu programa. Decide quién antes de empezar.

• Quién valida cada tipo de documento, y quién lo sustituye si falta.
• Qué se marca como dudoso: un importe que no cuadra con el pedido, un proveedor que no existe, una fecha que no se lee.
• A quién se avisa y por qué canal.
• Cuánto tiempo puede esperar un documento dudoso sin que moleste a otra tarea.

Si nadie tiene tiempo para validar, la automatización solo mueve el trabajo de sitio. Mejor saberlo antes.

El documento leído solo sirve si llega bien a donde lo usas. Apunta el destino y cómo lo admite.

• Qué programa lo recibe: tu ERP, la contabilidad o una hoja de cálculo.
• Qué campos hay que rellenar: proveedor, referencia, cantidad, precio, impuestos y centro de coste.
• Cómo admite datos ese programa: ficheros, conexión a la base de datos o una conexión que ofrece el propio programa (API).
• Quién tiene permiso para crear o cambiar registros.

La tercera pregunta decide gran parte del proyecto. Lo explicamos en cómo saber si tu ERP se puede integrar.

La factura electrónica y Verifactu tienen sus propios calendarios, que fijan las fuentes oficiales y pueden cambiar. Los explicamos, con sus fuentes, en factura electrónica y Verifactu: qué dice la fuente oficial.

Cuando una factura llega ya como fichero estructurado, hay menos que leer y más que comprobar. Apunta qué proveedores te la envían así hoy.

• Muestra de documentos de cada formato, con sus casos difíciles.
• Documentos al mes por canal y tiempo por documento, aunque sea aproximado.
• Lista de excepciones.
• Persona que valida, y quién la sustituye.
• Programa de destino y campos que hay que rellenar.