Qué medir antes de contratar una automatización

Un objetivo es una distancia entre dos puntos. Si no sabes dónde estás hoy, no puedes decir adónde quieres llegar, y sin ese punto de partida no se puede comprobar un resultado.

Sin medición, además, el resultado se discute. Alguien dirá que «ahora va mejor» y otra persona dirá que «es igual». Con una hoja con los datos de antes y de después, la conversación se centra en los números.

Por eso, antes de proponerte nada, medimos tu punto de partida y el objetivo medible queda por escrito en la propuesta. Si tú ya traes los números, el diagnóstico gratuito de 30 minutos da para mucho más.

Elige un solo proceso, el que más molesta. Medir toda la empresa a la vez es la forma más rápida de no medir nada.

Tiempo por documento o por pedido

Cuántos minutos lleva pasar un albarán, una factura o un pedido de principio a fin, sumando a todas las personas que lo tocan. Anota minutos reales, no los que crees que son.

Volumen

Cuántos documentos o pedidos entran por día y por semana, por qué canal llegan (correo, papel, mensajería, teléfono) y cuándo hay picos. El volumen decide si automatizar compensa o no.

Errores y retrabajo

Cuántos documentos hay que corregir después de tecleados, qué error era y cuándo se descubrió. Cuenta también el tiempo de arreglarlo: ese retrabajo se escapa si nadie lo apunta.

Esperas

El tiempo en que el documento está parado sin que nadie lo trabaje: el albarán que espera a que vuelva el conductor, el pedido que espera a que alguien lea el correo. Mide cuántas horas o días pasan desde que algo llega hasta que queda registrado.

No necesitas herramientas nuevas. Una hoja de cálculo compartida, o incluso una libreta junto al puesto de trabajo, sirve.

1. Elige una semana normal. Si hay una campaña o unas vacaciones, mide otra o anótalo.
2. Define el inicio y el final del proceso: por ejemplo, «desde que llega el albarán hasta que queda en el ERP».
3. Pide a las personas que lo hacen que apunten una línea por cada documento o pedido, en el momento y no de memoria.
4. El último día, suma, saca la media y mira los extremos: el más rápido, el más lento y los que dieron problemas.
5. Repite una segunda semana si la primera fue rara. Dos semanas parecidas dan más confianza que una.

Dile a tu equipo para qué es. Si piensan que se les está evaluando, apuntarán lo que queda bien y la medición no servirá.

Una línea por documento o pedido, con pocas columnas para que apuntar no sea otro trabajo.

• Fecha y hora de llegada, y por qué canal llegó.
• Tipo de documento o de pedido, y qué proveedor o cliente lo manda.
• Quién lo trabaja y cuántos minutos le dedica.
• Si hubo que corregirlo después, qué error era y cuántos minutos costó arreglarlo.
• Fecha y hora en que queda terminado en el programa.
• Una casilla de notas para lo raro: manuscrito, ilegible, duplicado o incompleto.

Con eso sacas el tiempo de trabajo, el tiempo de espera (la diferencia entre llegada y fin menos el trabajo), el volumen y la tasa de errores. No hace falta nada más.

Con los números en la mano, el objetivo se escribe con la misma unidad que la medición. Por ejemplo, «minutos por albarán» o «pedidos corregidos por semana», y no «ir más rápido».

Un buen objetivo lleva tres cosas: qué se mide, de qué valor se parte y cómo y cuándo se vuelve a medir. Si falta una, no se puede comprobar. Esa es la comparación que se hace en el piloto: con el mismo método y frente al punto de partida.

Los números tampoco son una promesa. Sirven para decidir con los ojos abiertos y para tener una vara de medir cuando el sistema esté funcionando.

A veces la hoja responde que no hay que automatizar. Estas son las señales más claras:

• El volumen es tan bajo que el tiempo total del proceso es pequeño.
• Casi todo el tiempo es espera, no trabajo: el problema es de organización y no de tecleo.
• Los errores vienen de datos mal mantenidos en origen, y automatizar los repetiría más deprisa.
• El proceso va a cambiar pronto por otros motivos.

Si pasa en tu caso, te lo decimos en el diagnóstico, antes de proponerte ningún proyecto. Medir también sirve para ahorrarse una inversión innecesaria.

Si el proceso sí merece la pena, estos son los servicios donde la medición pesa más: diagnóstico de procesos, optimización de operaciones y cuadros de mando, que dejan la medición funcionando después del proyecto.